Pilonii transformării digitale în contabilitate
În toate companiile din sectorul financiar, transformarea digitală ocupă un loc de frunte pe agendă și este important să cunoaștem care sunt pilonii transformării digitale.
De ce? Din aceleași motive comune tuturor industriilor, la care se adaugă altele specifice precum creșterea productivității angajaților prin instrumente mobile, acces la date, procese asistate de Inteligența Artificială.
Transformarea digitală este în același timp un pariu ale cărui rezultate așteptate vor modifica stilul de lucru dar mai ales stilul de viață la locul de muncă: mai mult timp, creșterea profiturilor și o viață mult mai puțin alertă la birou.
Ca să fie o construcție reușită are nevoie de niște stâlpi de susținere. Iată care sunt aceștia și cum pot fi folosiți într-o firmă de contabilitate ca să aibă rezultate tangibile:
Digitizarea
Poate vă mai aduceți aminte de cutiile cu facturi și chitanțe pe care le trimiteau clienții la birou. Ba uneori trebuia sa te duci ca să le iei. Unele se pierdeau sau se deteriorau și nu mai întelegeai ce era scris. Astăzi pare hilar, dar parcă se întâmpla ieri.
Petreceai ore și ore în fiecare săptămână ca să “bagi facturi și bonuri fiscale”, să le reamintești clienților ca să le păstreze și să le trimită.
Când primeai în sfârșit documen-tele, trebuia să introduci manual aceste date. Adesea, în nopțile în care o faceai chiar înainte de termenul limită al unui client, fiecare minut conta. O greșeală putea fi costisitoare.
Astăzi tot acest proces greoi și cu probabilități mari de eroare este simplificat de aplicațiile electronice. Clientul fotografiază chitanța/bonul fiscal imediat ce le primește, și sunt disponibile online de oriunde și oricând fără să le mai stocheze fizic prin du-lapuri și să le ducă grija.
Toate înregistrările fiscale sunt transmise digital și ajută să vă pregătiți firma pentru schimbare și vă va permite să oferiți clienților date în timp real.
Automatizarea
Clienții nu-și aleg contabilul numai ca să introducă date, dar beneficiile pe are acesta le oferă: liniște sufletească la sfârșitul anului fiscal că totul este în regulă și că cineva are grijă de sănătatea financiară a afacerii lor. Valul automatizării a declanșat frica pierderii locurilor de muncă.
Unele, e drept, s-au pierdut, iar oamenii au fost instruiți și realocați pentru alte roluri. Despre altele se fac estimări de timp când vor fi înlocuite.
Companiile trebuie să-ți instruiască permanent forța de muncă ca să fie relevantă pentru folosirea tehnologiei. Folosită corect, automatizarea este un partener esențial, care vă ajută să câștigați timp și să vă creșteți performanțele profesionale.
Exemplul cel mai concludent pentru un contabil este folosirea aplicațiilor care au tehnologie de recunoaștere optică a semnelor (OCR) care scanează chitanțele, facturile sau bonurile, extrage datele și le salvează în spațiul virtual electronic (cloud).
Cu ajutorul tehnologiei de tip machine learning acest proces va fi optimizat și timpul salvat va fi realocat pentru creșterea afacerii clientului.
Managementul bazat pe date
Daca stochezi chitanțe, bonuri fiscale și facturi într-un dulap e greu spre imposibil să oferi date în timp real clientului, în plus depozitarea lor fizică nu este sigură.
În loc să-ți petreci timpul identificând, sortând și procesând date, poți face diferența pentru clienții tăi salvând datele lor financiare în spațiul virtual electronic (cloud).
Contabilii sunt bine poziționați ca să ofere un serviciu de calitate prin extragerea de informație relevantă pentru decizia clientului. Adică cantitativul muncii lor se va augmenta de calitativul interpretării rapide a datelor.
Oferirea de valoare cât mai mare este ceea ce îți dorește fiecare client și pentru valoare adăugata mare care e dispus să plătească.
Trebuie spus că oamenii, nu tehnologia, împing înainte transformarea digitală. Contează ca să avansați pro-cesul prin pași concreți care să adăuge mai multă valoare pentru clienții voștri.
Alina Făniță este Senior Partner la PKF Finconta. A lucrat cu companii multinaționale sau firme antreprenoriale din domenii diverse de activitate, pentru a le oferi servicii de audit financiar, due diligence, restructurări de grupuri, audit intern și alte servicii conexe activității de control intern. Este membră a celor mai prestigioase asociații profesionale din domeniu: ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililior Autorizați din România), CAFR (Camera Auditorilor Financiari) și IIA (Institute of Internal Auditors). A absolvit EMBA Asebuss la Kennesaw State University, a fost trainer pentru cursuri IFRS și este invitată ca expert la numeroase conferințe de business. alina.fanita@pkffinconta.ro
