Beneficiile automatizării proceselor de afaceri
Companiile adoptă tehnologia de automatizare în încercarea de a deveni mai eficiente. Numai că atunci când selectezi o nouă tehnologie trebuie să știi exact cum aceasta îți poate ajuta afacerea să reușească. Să înțelegi ce este automatizarea, care sunt beneficiile aduse de aceasta și să identifici sarcinile care pot fi automatizate este foarte important în evaluarea tehnologiei și soluțiilor de automatizare.
Ce este o soluție de automatizare a proceselor de afaceri?
Soluțiile de automatizare a proceselor de afaceri sunt instrumente tehnologice care automatizează acele părți ale afacerii care funcționează ghidate de reguli sau procese bazate pe logică și recurență. Acestea sunt de obicei sarcini repetitive și includ acțiuni precum aprobări, comenzi de achiziție sau fluxuri de date. Transferul unor astfel de sarcini de la oameni către tehnologie are multiple beneficii.
Care sunt beneficiile unei soluții de automatizare a proceselor de afaceri?
1) Ajută oamenii
Procesele manuale, repetitive și consumatoare de timp, sunt cele mai potrivite pentru automatizarea proceselor de afaceri. Nu înseamnă că angajații nu le pot face față, ci că acestea absorb mult timp din ziua lor de lucru, reținându-i de la activitățile care adaugă valoare și care chiar necesită gândire reală și inteligență umană. Prin automatizarea tuturor acestor sarcini de zilnice oamenii din echipe au mai mult timp de alocat lucrurilor care contează, acest lucru făcându-i mai implicați și sporind în același timp productivitatea.
2) Face procesele să se deruleze mai lin
Odată ce platforma de automatizare este pusă în funcțiune, ea funcționează fără probleme și, spre deosebire de angajați, nu trebuie să ia niciodată o pauză sau să plece în vacanță. Prin automatizarea sarcinilor nu trebuie să aștepte niciodată ca cineva să se întoarcă la birou sau să aloce timp din programul său pentru a finaliza documentele necesare. Automatizarea proceselor de afaceri înseamnă că se elimină astfel de blocaje și întârzieri, astfel încât afacerea să poată funcționa sustenabil și eficient.
3) Standardizează sistemele companiei
Unul dintre marile avantaje ale automatizării proceselor de afaceri este acela că elimină orice excepție din procesele de afaceri. Nu există două moduri de a face ceva și instrucțiunile sunt urmate până în cel mai mic detaliu. Deci nu este nevoie ca nimeni să își facă griji cu privire la scrisul de mână ilizibil al cuiva sau la „interpretarea” procesului. Există un set de reguli care sunt respectate cu rigurozitate de fiecare dată.
4) Reduce erorile și asigură conformitatea
Toată lumea face greșeli. Cu toții am notat numărul greșit, am auzit greșit un cod poștal sau am plasat greșit un document la un moment dat. Dar în afaceri fiecare dintre aceste erori are un efect secundar: o întârziere în producție, o livrare greșită sau, în cel mai rău caz, o greșeală care înseamnă că nu se respectă reglementările specifice industriei sau chiar legislația în vigoare. O soluție de automatizare a proceselor de afaceri minimizează posibilitatea ca aceste erori să apară. Totul se rezolvă prin digitalizarea proceselor și reducerea implicării umane în procesarea datelor sau gestionarea documentelor. În plus, se mărește vizibilitatea conformității în toate sistemele, astfel încât echipele să poată fi sigure că respectă întotdeauna reglementările.
5) Conectează toate datele
Felierea fiecărei activități este inamicul eficienței. Și nicăieri acest lucru nu este mai adevărat decât atunci când vine vorba de date. Automatizarea proceselor de afaceri conectează toate sursele de date, de la sistemele vechi până la cele mai recente, astfel încât să se elimine golurile dintre sisteme. Astfel va exista o singură sursă de adevăr pentru datele din organizație și se vor putea obține analize mai profunde asupra modului în care funcționează afacerea pentru a se lua decizii informate. O platformă de raportare oferă vizibilitate asupra blocajelor și ineficiențelor din procese, astfel încât să se poată aborda și îmbunătăți continuu modul în care lucrează compania. De asemenea, se poate utiliza analiza predictivă bazată pe performanța anterioară pentru a crea procese de auto-optimizare.
În concluzie
Beneficiile automatizării proceselor de business pot fi obținute în aproape toate companiile, indiferent de dimensiune sau industrie. În acest mod echipele reușesc să reducă la jumătate timpul necesar pentru finalizarea unei aprobări, comenzi sau flux de date. Automatizarea nu mai este o opțiune, ci răspunsul relevant la cerința de competitivitate.
Alina Făniță este Senior Partner la PKF Finconta. A lucrat cu companii multinaționale sau firme antreprenoriale din domenii diverse de activitate, pentru a le oferi servicii de audit financiar, due diligence, restructurări de grupuri, audit intern și alte servicii conexe activității de control intern. Este membră a celor mai prestigioase asociații profesionale din domeniu: ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililior Autorizați din România), CAFR (Camera Auditorilor Financiari) și IIA (Institute of Internal Auditors). A absolvit EMBA Asebuss la Kennesaw State University, a fost trainer pentru cursuri IFRS și este invitată ca expert la numeroase conferințe de business. alina.fanita@pkffinconta.ro
